Bestandserfassung und -bewertung

In der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft werden immer mehr Informationen und Kenntnisse über den betreuten Bestand verlangt und gefordert. Durch die moderne EDV ist es mittlerweile möglich, die ermittelten Bestandsdaten kostengünstig vorzuhalten, zu pflegen und auszuwerten. Hier die richtigen Daten bereit zu halten ist entscheidend für:

• die Prognose, Planung und Budgetierung der Instandhaltung,
• die Erfüllung der Auflagen aus dem KonTraG,
• die Kenntnisse der Vertragsgrundlagen aus Miet-, Kauf-, Wartungs- und Pflegeverträgen,
• die Bewertung der Bestände,
• die Erfüllung von Sicherheitsvorschriften und
• die persönliche Absicherung bei der Abwicklung von Geschäftsvorfällen.

Neben der reinen quantitativen Ermittlung von Bestandsdaten ist jedoch die Ermittlung von qualitativen Zustandsdaten mindesten genauso wichtig, um den zukünftigen Forderungen gerecht zu werden.

Doch soll die Bestandserfassung keine finanzielle Ruine mit großer Enttäuschung und Demotivation aller Beteiligten werden, sind folgende Fragen vorab sehr intensiv zu diskutieren:

• Welche Geschäftsprozesse sollen mit welchen Daten unterstützt werden?
• Welche Datenarten (Grundrisse, Bilder, Flächen, Bestandsdaten, Zustandsbewertungen, Wohnwertfaktoren, qualifizierte Mietdaten etc.) sollen erhoben werden?
• Wie werden die Daten später genutzt (lokale EDV, Internet, zentraler HOST)? Welche IT unterstützt die Datennutzung?
• Wie lassen sich die Daten vielfältigst nutzen, so dass bei gleichen Erstellungskosten vielfältiger Nutzen erzeugt wird?
• Wie vermeidet man Datenfriedhöfe, sichert also die permanente Pflege?

Die Frage der Durchführung einer Bestandserfassung ist meist auch eine Schlüsselfrage zur späteren Datenqualität. Eigene Kräfte einzusetzen ist der beste Weg, da eine hohe Identifikation mit den Daten erzeugt wird. Aber dann sind auch entsprechende Ressourcen bereitzustellen, denn

• Keine Bestandserfassung kann nebenbei durchgeführt werden!
• Fehlt die erforderliche Zeit oder werden minderqualifizierte Arbeitskräfte eingesetzt (ABM, nebenamtliche Hausmeister, nicht qualifizierte Studenten etc.), leidet die Datenqualität ganz massiv, insbesondere im Bereich der technischen Bewertung von Bauteilen für die Investitionsplanung.
• Bestandserfassung über mehr als 12 Monate demotiviert alle Beteiligten, da bei ausbleibendem Nutzen sich das Projekt "totläuft".
• Und die örtliche Begehung mit eigenen Mitarbeitern führt zwangsläufig zu zeitraubenden Mietergesprächen und zahlreichen Mängelmeldungen, die auch nicht abblockbar sind.

Auch intern ist eine Bestandserfassung daher als großes Projekt mit entsprechender Projektleitung und einem Projektcontrolling zu behandeln.

Nutzen Sie die umfangreichen Projekterfahrung der iwb. Denn wir liefern Ihnen ein maßgeschneidertes Konzept, eine zielgerichtete Definition der Datentiefe sowie ein auf Ihre IT ausgerichtetes Konzept zur Datennutzung und Datenpflege.

Und wo die eigenen Kapazitäten fehlen oder die Erfassungen mit eigenen Kräften zu lange dauern, übernimmt die iwb kostensparend mit aufgabengerecht qualifiziertem Personal diese Aufgaben.